Solliciteer nu

Management Assistant & Onthaal

Citribel is op zoek naar een Management Assistant. In deze zeer gevarieerde functie ondersteun je het senior management met allerhande administratieve en organisatorische taken. Je staat ook in voor de organisatie van het onthaal. Je rapporteert aan de HR Manager.

Voornaamste taken en opdrachten:

Administratieve en organisatorische ondersteuning CEO & directieteam zoals:

  • Notules nemen van meetings allerhande;
  • Agenda- en afwezigheidsbeheer van de CEO en directieteam;
  • Beheren van de rapportages in het dashboard voor de Raad van Bestuur;
  • Inplannen van vergaderingen;
  • Ondersteunen bij allerhande events;
  • Voorbereiding van data voor de ondernemingsraad;
  • Beheren van de algemene mailbox van Citribel;
  • Reserveren van externe vergaderlocaties, hotels, vliegtickets, treintickets, huurwagens, … ;
  • Voorzien van kaartjes e.a. bij speciale gelegenheden;
  • Bestellen en verdelen van attenties i.k.v. Pasen, Sinterklaas… ;
  • Beheren & communiceren van de permanentiekalender;
  • Diverse bestellingen/requisities initiëren in SAP;
  • Beheer van contracten m.b.t. o.a. verzekeringen, banken,….
  • Voorbereiden van de presentaties voor de kadermeetings;

Taken onthaaldienst zoals:

  • Aansturen van de externe allround medewerker die instaat voor o.a. kuistaken, bezorgen van arbeidskledij;
  • Dagelijks bestellen van broodjes;
  • Vergaderzalen voorzien van drank + onderhoud koffieapparaten;
  • Verdelen van de in- en uitgaande post en versturen van aangetekende brieven;
  • Ontvangen en versturen van pakketten via externe partner;
  • Sleutelbeheer administratief gebouw;
  • Ontvangen van bezoekers aan het administratief gebouw;
  • Bezoekers voorzien van PBM’s voor bedrijfsrondleidingen;
  • Verdelen van attenties tijdens bepaalde gelegenheden;
  • Klaarzetten van vergaderzalen voor beperkte of grotere groepen + tafeldekking bij lunches.

De ideale kandidaat heeft/is:

  • een bachelordiploma, bij voorkeur secretariaatsmedewerker;
  • uitermate discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie;
  • minimaal 3-5 jaar werkervaring, bij voorkeur als management assistant, office assistant of secretariaat;
  • een zeer goede kennis van het MS-Office pakket (Word, Excel, Powerpoint);
  • een vlotte persoonlijkheid en in het bezit van een gezonde dosis assertiviteit;
  • snel van aanpak met analytisch inzicht;
  • proactief, gestructureerd en ondernemend;
  • een vlotte pen en kan zich goed uitdrukken in het Nederlands en Engels.

Ons aanbod: 

Filevrij werken in een bedrijf met aandacht voor milieu, veiligheid en innovatie.  Een correct salaris aangevuld met een uitgebreid pakket aan extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering met ambulante kosten en tandzorgen, groepsverzekering, wachtpolis, eindejaarspremie, winkelkortingen,  mogelijke opbouw van extra vakantiedagen etc.  Starten om 8u voor het tijdig openen van de receptie. Werken in een bedrijf met aandacht voor teambuildings & ontspanningsmogelijkheden tijdens de pauze zoals ping-pong- & kickertafels….

Word jij onze nieuwe collega?

Mail  je motivatiebrief met uitgebreid CV naar HR@citribel.com of stuur dit naar Citribel N.V., Human Resources, Pastorijstraat 249, 3300 Tienen.

Ons selectieproces

Stap 1
Klik op de vacature waar je interesse in hebt en solliciteer.
Stap 2
Jouw CV interesseert ons? Afhankelijk van de vacature nodigen we je uit voor een of meerdere gesprekken en/of een test.
Stap 3
Je krijgt een jobaanbod.
Stap 4
Een geweldige nieuwe start bij het team van Citribel!

Solliciteer hier voor: Management Assistant & Onthaal